Affichage légal numérique et physique : comment assurer la continuité ? Le cas de Guillac

Aujourd’hui, de plus en plus de communes passent à l’affichage légal numérique en publiant leurs documents administratifs en ligne.

Cette évolution simplifie la diffusion de l’information, mais elle pose aussi une question très concrète : comment garantir que les documents affichés en mairie restent accessibles, à jour et cohérents avec ceux publiés sur le site internet ?

Affichage légal numérique et physique : difficile à concilier ?

La publication en ligne s’impose progressivement comme le canal principal de l’affichage légal numérique, notamment parce qu’elle répond aux exigences réglementaires actuelles. Elle permet une diffusion plus simple, plus rapide et plus centralisée des documents administratifs.

Pour autant, maintenir un affichage physique conserve du sens dans de nombreuses communes :

• C’est une habitude bien ancrée pour les administrés
• Cela permet de toucher des publics moins à l’aise avec le numérique
• Cela crée un point de contact concret avec la mairie

Dans ce contexte, beaucoup de collectivités se retrouvent avec une situation hybride :

• Des documents publiés en ligne
• Et un affichage physique à maintenir en parallèle

Pour conserver un affichage physique, l’installation d’une borne interactive en mairie prend tout son sens. Cependant, la difficulté apparaît souvent au moment où l’on souhaite ajouter une borne tactile, alors que la publication en ligne est déjà en place. Comment éviter de recréer une gestion parallèle ?

Faut-il forcément gérer deux systèmes d’affichage ?

Plusieurs approches existent, avec des avantages et des limites.

1. Afficher directement le site internet

C’est la solution la plus simple en apparence : la borne interactive affiche simplement les pages du site.

Mais elle suppose une connexion internet fiable en permanence. En cas de coupure, plus aucun contenu n’est accessible, ce qui peut poser problème pour un affichage censé être disponible en continu.

2. Mettre en place une double saisie

Certaines collectivités choisissent de gérer séparément :

• Le site internet
• Et la borne numérique

Cette solution fonctionne, mais elle présente rapidement des limites :

• Perte de temps liée à la ressaisie
• Risque d’oublis
• Incohérences entre les supports

Sur le long terme, elle est difficilement tenable.

3. Utiliser un back-office unique pour tout piloter

Une autre option consiste à utiliser le back-office de la borne tactile comme outil central de gestion.

Dans ce cas, les documents sont saisis une seule fois, puis diffusés :

• Sur la borne d’information
• Et éventuellement sur le site internet

Cela suppose que l’éditeur du logiciel d’affichage soit capable de gérer cette diffusion multi-supports. L’avantage de ce type de solution est qu’il permet parfois d’aller plus loin que la simple mise en ligne de PDF (planification, suivi, attestations d’affichage…), comme c’est le cas de la solution Cartelmatic 😉.

4. Connecter la borne à la source existante

Enfin, lorsqu’un site internet est déjà en place, il est possible de s’y connecter directement pour récupérer les documents. Cette approche repose généralement sur un échange de données entre systèmes (via une API, par exemple). Elle permet de conserver l’organisation existante tout en alimentant automatiquement l’affichage physique.

C’est cette solution qui a été retenue dans le cas de Guillac.

Cas concret : mise en place d’une borne interactive à Guillac

Le contexte

La mairie de Guillac est une commune de petite taille, avec une configuration classique : un espace d’entrée semi-ouvert, de type hall couvert, accessible avant l’entrée principale.

La commune avait déjà prévu de publier ses informations légales sur son site internet, via un prestataire externe et nous a contactés pour mettre en place un caisson numérique extérieur en complément.

Le besoin

Deux objectifs principaux se dégagent :

• Rendre les documents accessibles facilement, y compris en dehors des horaires d’ouverture
• Eviter toute ressaisie des informations déjà publiées en ligne

La solution mise en place

La commune a choisi d’installer un caisson mural interactif, positionné dans l’espace d’entrée couvert, avant l’accès au bâtiment.

Ce positionnement permet :

• Une consultation sans entrer dans la mairie
• Une accessibilité élargie
• Une protection adaptée au lieu

Sur le plan technique, la borne est connectée à la source existante de publication via une API. Les documents affichés sont donc directement issus du site internet, sans intervention supplémentaire.

Les contenus concernés incluent notamment :

• Urbanisme
• Comptes rendus et délibérations du conseil municipal
• État civil
• Elections
• Finances et marchés publics
• Arrêtés

En complément, la borne permet également d’afficher :

• Certaines pages web d’information générale (mairie, intercommunalité)
• Des contenus utiles comme la météo

L’exemple de Guillac montre qu’il n’est pas nécessaire de multiplier les outils ou les saisies pour mettre en place un affichage légal à la fois numérique et physique. L’enjeu n’est pas tant le support utilisé que l’organisation de la diffusion de l’information. En s’appuyant sur une source unique et en assurant la connexion entre les systèmes, il est possible de garantir à la fois :

• La cohérence des contenus
• Leur mise à jour
• Et leur accessibilité

Une approche qui permet de concilier les usages numériques actuels avec les attentes, toujours présentes, d’un affichage physique en mairie.

Vous souhaitez diffuser votre affichage légal numérique sur un support physique ? N’hésitez pas à nous contacter 😊