Collectivités : la dématérialisation des documents

Au sein des collectivités, la dématérialisation des documents continue à gagner en importance. Le numérique prend un rôle grandissant !

Les dates clés de la dématérialisation des collectivités

Le numérique se démocratise dans de nombreux domaines, y compris pour les collectivités. La dématérialisation des démarches administratives devient inévitable ! Afin d’organiser ce changement, différentes étapes ont été instaurées.

1er octobre 2018 : les marchés publics

Depuis 2018, lorsque les marchés publics sont supérieurs au seuil des 25 000€ HT (seuil relevé à 40 000€ HT en janvier 2020), la consultation doit être dématérialisée. Les collectivités doivent publier leur marché via leur profil acheteur et toutes les interactions avec les entreprises (mise à disposition des documents de la consultation, réception des candidatures et des offres, notifications, etc.) doivent passer par la plateforme.

Depuis le 1er octobre 2018, les collectivités sont également dans l’obligation d’accepter le Document Unique de Marché Européen (DUME). Les DC1/DC2 sont, néanmoins, toujours autorisées à ce jour. De plus, la signature électronique est de plus en plus généralisée et peut même être imposée aux entreprises.

1er janvier 2019 : la démat’ de la chaîne comptable

En 2019, les collectivités ont poursuivi la dématérialisation de leur chaîne comptable, afin de l’optimiser.  Le portail Chorus Pro est mis en place la même année : il permet aux fournisseurs publics dématérialiser leurs factures, en règle et en toute simplicité. L’archivage des factures et pièces jointes se fait également sur la plateforme, pour des consultations possibles jusqu’à 10 ans.

Le 1er janvier 2022 : les demandes d’autorisation d’urbanisme

Dès janvier 2022, il sera attendu des communes de plus de 3500 habitants d’être en mesure de recevoir des demandes d’autorisation d’urbanisme, sous format électronique.

Le changement est prévu depuis 2019 avec l’instauration de la loi Elan. Le projet est en effet compliqué à mettre en œuvre, et des contraintes comme la pandémie ont ralenti le processus.

 

Des solutions numériques à la dématérialisation

-> Un site internet adapté

Être muni d’un site web à jour et simple d’utilisation est aujourd’hui une nécessité !

Certains aspects se démarquent plus que d’autre pour permettre aux utilisateurs de s’y retrouver sur un site web. Une arborescence claire, des informations faciles à trouver et à lire

Le responsive design, permettant aux sites de s’afficher correctement, peu importe la taille de l’écran, figure également dans les priorités des collectivités.

Enfin, il peut être intéressant de synchroniser les données disponibles sur le site internet avec les autres outils numériques. Par exemple, une borne interactive implantée dans le hall d’accueil de la structure.

-> Des bornes interactives

Dématérialisation collectivité affichage légal

 

Ces outils permettent aux visiteurs d’accéder à des informations administratives, site internet en mode kiosk (sécurisé), mais pas que !

Elles permettent, de plus, aux publics de repartir avec les informations souhaitées, grâce à l’option « favoris ». Chacun peut récupérer les documents qui les intéressent par code QR ou par e-mail.

Les documents sont mis à jour à distance depuis n’importe quel ordinateur ayant une connexion internet. Un véritable gain de temps pour le personnel des collectivités.

Les collectivités qui intègrent des bornes Cartelmatic à leur structure ajoutent souvent une rubrique « marchés publics », afin d’afficher la liste des consultations en cours.

-> La signature électronique des documents

La signature électronique est une signature dématérialisée qui a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle doit être validée par un certificat, qui s’obtient auprès d’un fournisseur reconnu. Il existe plusieurs types et plusieurs niveaux de sécurité en fonction des besoins.

Cet outil représente également un gain de temps pour le personnel, qui n’aura plus besoin d’imprimer, signer, puis scanner les documents ! Cela se traduit aussi par une réduction du papier, un gros + pour l’environnement !

À ce jour, les collectivités mettent tout en œuvre pour dématérialiser leurs documents. Cela reste toujours difficile pour certains territoires, notamment les petites communes avec des budgets restreints.

Vous souhaitez en savoir plus, découvrez comment devenir une ville intelligente 😉

Nos dernieres actualités

Voir tout
  • numérique office de tourisme

    Quand le numérique s’installe devant un office de tourisme

    Faire appel au numérique dans un office de tourisme n’efface en rien la relation entre les visiteurs et …

    corse e-tourisme office

    E-tourisme en Corse : le digital au service de l’offre touristique

    En Corse, le e-tourisme se développe de plus en plus. Grâce aux outils digitaux, les offices de tourisme …

    cognac affichage legal

    Affichage légal digitalisé : maintenant officiellement autorisé !

    Depuis quelques années, l’affichage légal digitalisé était un sujet équivoque pour les communes, ne sachant pas si la …

  • remiremont evolution numerique

    Remiremont : Une affaire d’évolution numérique

    L’évolution numérique est un enjeu dans la commune de Remiremont. C’est pourquoi en 10 ans, 14 bornes ont …

    ecran affichage dynamique cartemaltic

     Ecran d’affichage dynamique ou téléviseur grand public : quelles différences ?

    L’écran d’affichage dynamique et le téléviseur grand public se ressemblent beaucoup. Mais sont-ils vraiment interchangeables ? Regardons ça …

    borne tactile salon

    Pourquoi amener une borne tactile sur un salon professionnel ?

    Outil pratique, simple d’utilisation et accrocheur, la borne tactile permet de répondre à de nombreux besoins sur un …

  • magie noël laval borne

    L’incontournable féérie de Laval et la magie des fêtes

    Chaque année, des illuminations s’emparent de Laval afin qu’elle devienne un lieu de magie pour les fêtes de …

    solutions digitales touristiques génération z

    Solutions digitales touristiques : quelles sont les attentes de la Génération Z ?

    Depuis quelques années, une nouvelle génération baignée par le numérique est apparue au sein du tourisme. Les territoires doivent …

    Témoignage client cartel

    Témoignage client : La Mairie de Saint Jean Cap Ferrat

    Ce mois-ci, découvrez le témoignage de la mairie de Saint Jean Cap Ferrat. Découvrez la vidéo ! Témoignage …

Contactez-nous !

Une question sur nos produits ou nos services ?
Vous souhaitez obtenir un devis personnalisé ?