Collectivités : la dématérialisation des documents

Au sein des collectivités, la dématérialisation des documents continue à gagner en importance. Le numérique prend un rôle grandissant !

Les dates clés de la dématérialisation des collectivités

Le numérique se démocratise dans de nombreux domaines, y compris pour les collectivités. La dématérialisation des démarches administratives devient inévitable ! Afin d’organiser ce changement, différentes étapes ont été instaurées.

1^er octobre 2018 : les marchés publics

Depuis 2018, lorsque les marchés publics sont supérieurs au seuil des 25 000€ HT (seuil relevé à 40 000€ HT en janvier 2020), la consultation doit être dématérialisée. Les collectivités doivent publier leur marché via leur profil acheteur et toutes les interactions avec les entreprises (mise à disposition des documents de la consultation, réception des candidatures et des offres, notifications, etc.) doivent passer par la plateforme.

Depuis le 1^er octobre 2018, les collectivités sont également dans l’obligation d’accepter le Document Unique de Marché Européen (DUME). Les DC1/DC2 sont, néanmoins, toujours autorisées à ce jour. De plus, la signature électronique est de plus en plus généralisée et peut même être imposée aux entreprises.

1^er janvier 2019 : la démat’ de la chaîne comptable

En 2019, les collectivités ont poursuivi la dématérialisation de leur chaîne comptable, afin de l’optimiser.  Le portail Chorus Pro est mis en place la même année : il permet aux fournisseurs publics dématérialiser leurs factures, en règle et en toute simplicité. L’archivage des factures et pièces jointes se fait également sur la plateforme, pour des consultations possibles jusqu’à 10 ans.

Le 1^er janvier 2022 : les demandes d’autorisation d’urbanisme

Depuis janvier 2022, les communes de plus de 3500 habitants doivent être en mesure de recevoir des demandes d’autorisation d’urbanisme, sous format électronique.
Le changement est prévu depuis 2019 avec l’instauration de la loi Elan. Le projet est en effet compliqué à mettre en œuvre, et des contraintes comme la pandémie ont ralenti le processus.

Le 1er juillet 2022 : la réforme de la publicité des actes des collectivités

A compter de cette date, les actes administratifs (actes règlementaires et ni règlementaires ni individuels) des collectivités territoriales de plus de 3500 habitants doivent être publiés et conservés de manière dématérialisée.

Cette réforme vise à simplifier les outils dont les collectivités disposent pour diffuser l’information au public.

Des solutions numériques à la dématérialisation

-> Un site internet adapté

Être muni d’un site web à jour et simple d’utilisation est aujourd’hui une nécessité !

Certains aspects se démarquent plus que d’autre pour permettre aux utilisateurs de s’y retrouver sur un site web. Une arborescence claire, des informations faciles à trouver et à lire…

Le responsive design, permettant aux sites de s’afficher correctement, peu importe la taille de l’écran, figure également dans les priorités des collectivités.

Enfin, il peut être intéressant de synchroniser les données disponibles sur le site internet avec les autres outils numériques. Par exemple, une borne interactive implantée dans le hall d’accueil de la structure.

-> Des bornes interactives

Les bornes interactives permettent aux visiteurs d’accéder à des informations administratives, site internet en mode kiosk (sécurisé), mais pas que !

Elles permettent, de plus, aux publics de repartir avec les informations souhaitées, grâce à l’option « favoris ». Chacun peut récupérer les documents qui les intéressent par code QR ou par e-mail.

Les documents sont mis à jour à distance depuis n’importe quel ordinateur ayant une connexion internet. Un véritable gain de temps pour le personnel des collectivités.

Les collectivités qui intègrent des bornes Cartelmatic à leur structure ajoutent souvent une rubrique « marchés publics », afin d’afficher la liste des consultations en cours.

-> La signature électronique des documents

La signature électronique est une signature dématérialisée qui a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle doit être validée par un certificat, qui s’obtient auprès d’un fournisseur reconnu. Il existe plusieurs types et plusieurs niveaux de sécurité en fonction des besoins.

Cet outil représente également un gain de temps pour le personnel, qui n’aura plus besoin d’imprimer, signer, puis scanner les documents ! Cela se traduit aussi par une réduction du papier, un gros + pour l’environnement !

À ce jour, les collectivités mettent tout en œuvre pour dématérialiser leurs documents. Cela reste toujours difficile pour certains territoires, notamment les petites communes avec des budgets restreints.

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Article à jour au 19/08/2022